How to Use System Documentation? -सिस्टम दस्तावेज़ीकरण का उपयोग कैसे करें?

01. निर्धारित करें कि सिस्टम दस्तावेज़ीकरण का प्राथमिक दर्शक ( Audience ) कौन होगा। आम तौर पर दर्शक वे लोग होते हैं जो निरंतर आधार पर समाधान बनाए रखेंगे। इसमें वर्तमान में समाधान पर काम करने वाली टीम शामिल हो भी सकती है और नहीं भी।

02. उन लोगों के साथ हितधारकों ( Stakeholders ) के दूसरे समूह के रूप में व्यवहार करें और पता करें कि समाधान का समर्थन करने के साथ उनकी क्या ज़रूरतें हैं। पता करें कि उन्हें किस जानकारी की आवश्यकता है, उनके लिए इसे व्यवस्थित करने का एक अच्छा तरीका क्या होगा, और वे किस रूप में जानकारी उपलब्ध कराना चाहेंगे ( wiki, एक साझा ड्राइव पर दस्तावेज़, थ्री-रिंग बाइंडर, आदि )।

03. सिस्टम दस्तावेज़ीकरण बनाने के लिए एक योजना की पहचान करें जो आपको विश्वास है कि आप इसका पालन करेंगे। अधिकांश टीमें या तो सिस्टम दस्तावेज़ीकरण बनाने के लिए बैकलॉग ( Backlog ) आइटम बनाकर या अपनी पूर्ण की परिभाषा में अद्यतन सिस्टम दस्तावेज़ीकरण शामिल करके सिस्टम दस्तावेज़ बनाती हैं। इस तरह से किया की परिभाषा का उपयोग करने से आमतौर पर संभावना बढ़ जाती है कि दस्तावेज़ीकरण वास्तव में बन जाएगा, क्योंकि सिस्टम प्रलेखन के निर्माण के लिए कॉल करने वाले बैकलॉग आइटम कभी भी एक पुनरावृत्ति ( Iteration ) में नहीं खींचे जा सकते हैं।

04. सिस्टम दस्तावेज़ीकरण के लिए एक सहमत-भंडार ( Agreed-Upon ) स्थापित करें जो उन लोगों के लिए सुलभ ( Accessible ) हो जिन्हें इसकी आवश्यकता है और आसानी से अद्यतन करने योग्य है। यह भंडार कैसा दिखना चाहिए, इसके लिए आपके संगठन के पास पहले से ही मानक हो सकते हैं।

05. से बनाएं और इसे अप-टू-डेट रखें।

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